Statement on the confidentiality of personal data
Updated: March 1, 2024
Look Up Yönetim Danışmanlığı Limited Şirketi (“Lookup”) has adopted the following rules to ensure the confidentiality of the personal data of job applicants. In this context, we would like to provide you information on Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (“KVKK”). By posting a job application on www.lookuphr.com, you agree to the following principles.
In accordance with this notification, we may process identity information, communication details, reference entries, online test assessments obtained from third parties, information on family members and relatives, photographs, information on your education, hobbies and social activities, data on criminal records and security measures, information about physical appearance and memberships in associations, foundations and labor unions and similar personal data which you may have shared as part of your job application or may have publicly disclosed.
1) Notification Obligation
Personal data shared with LookUp shall remain under the supervision and control of Lookup. In its capacity as the data controller, Lookup is responsible for establishing the necessary organization, to take the necessary technical measures and to perform the necessary adaptations to protect the confidentiality and integrity of your personal data in accordance with applicable legislation. In this context, the necessary technical and legal measures are being taken to prevent infringements during the transfer of data to third parties. However, LookUp may not in any way be held liable for the data protection policies of the third parties who receive your personal data.
2) Legal Basis and Rationale for Collecting Personal Data
Various laws contain provisions regarding the use of applicants’ personal data. Principles governing the processing and transfer of personal data are primarily regulated in the Constitution of the Republic of Turkey and the KVKK. Also the Turkish Criminal Code numbered 5237 contains certain criminal sanctions to protect personal data.
3) Uses of Personal Data
In its capacity as the data controller, LookUp shall record, retain and process applicants’ data, shall update said data in order to perform its obligations under the legislation, may share said data with private employment agencies, business partners who provide services related to the job applications on its website and domestic/foreign persons and organizations who provide outsourced cloud computing services to said business partners in relation to data storage in the cloud, and may classify and process said data in accordance with the KVKK in order to perform its obligations under the legislation. Personal data is shared with third parties upon the consent of the applicants and is, as a rule, not transferred to third parties without such consent. However, personal data may be shared with courts and other government agencies strictly in accordance with LookUp’s legal obligations. In addition, personal data may be transferred to third parties under contract, for the purpose of providing the services undertaken by LookUp and performing the quality control of such services.
Your personal data may be used:
*to offer a position at Lookup;
*to assess your eligibility for the position you have applied for;
*to execute an employment contract in case your job application becomes a job offer;
*to exercise LookUp’s rights under existing legislation;
*to provide information to government officials in matters related to public security.
* to improve candidate experience and develop communication skills of the recruitment team. (Interviews that are conducted by the Lookup Recruitment Team, might be recorded for use in training and development activities to improve the candidate experience and enhance the communication skills of the recruitment team. These audio and video recordings are only used for internal training and quality control purposes and participant confidentiality is maintained at the highest level.)
4) Applicants’ rights under Article 11 of the KVKK:
According to the KVKK, applicants are entitled to
a) know whether or not their personal data has been processed,
b) request information if their personal data has been processed,
c) know why their personal data has been processed and whether or not the data has been used in accordance with the intended purpose,
ç) be informed about the local/foreign third parties to whom the personal data has been transferred,
d) to demand correction if the personal data has been processed incompletely / inaccurately,
e) to demand that the personal data be deleted / destroyed in accordance with Article 7 of the law,
f) to request that third parties to whom the personal data has been transferred be notified of actions taken under paragraphs (d) and (e) above,
g) to object to any negative consequences of analyses performed exclusively by automatic systems,
h) to request the remedying of any damages incurred by the applicant as a result of the unlawful processing of personal data.
LOOK UP YÖNETİM DANIŞMANLIĞI LİMİTED ŞİRKETİ
ACIBADEM MH.ÇEÇEN SK.AKASYA A KULE KENT ETABI AP.N:25A/150 ÜSKÜDAR ISTANBUL TURKEY
Istanbul Commercial Registry - Registration No. 216982 - 5 MERSİS : 0609-0972-5710-0001
---
Güncelleme: 1 Mart 2024
LOOK UP YÖNETİM DANIŞMANLIĞI LİMİTED ŞİRKETİ - KİŞİSEL VERİ GİZLİLİĞİ BİLDİRİMİ
LookUp Yönetim Danışmanlığı Limited Şirketi (“Lookup”) çalışan adaylarına ait kişisel verilerin gizliliğini sağlamak amacıyla aşağıda belirtilen kuralları benimsemiştir. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) hakkında tarafınızı bilgilendirmek isteriz. www.lookuphr.com internet sitesi üzerinden iş başvurusu gerçekleştirmeniz aşağıdaki esasları kabul ettiğiniz anlamına gelecektir.
İş başvurusu sırasında tarafınızca paylaşılan kişisel veri niteliğindeki kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, referans kayıtları, online test değerlendirmeleri gibi üçüncü kişilerden edinilen bilgileriniz, iletmiş olduğunuz aile bireyleri ve yakınlarınıza ait bilgileriniz, fotoğraflarınız, eğitim, hobi ve sosyal etkinliklere ilişkin bilgileriniz, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbiri, kılık kıyafet, dernek, vakıf, sendika üyelikleri gibi özel nitelikli veri kapsamında giren verileriniz veya tarafınızca aleni hale getirilen kişisel verileriniz bu bilgilendirme kapsamında veri işleme faaliyetleri konusu olmaktadır.
1) Aydınlatma Yükümlülüğü
Lookup ile paylaşılan kişisel veriler, Lookup’in gözetimi ve kontrolü altındadır. Lookup, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri gereğince kişisel bilginin gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması amacıyla gerekli organizasyonu kurmak ve teknik önlemleri almak ve uyarlamak konusunda veri sorumlusu sıfatıyla sorumluluğu üstlenmiştir. Bu kapsamda, üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında meydana gelebilecek hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve hukuki önlemler alınmaktadır. Ancak kişisel verileri alan üçüncü kişinin veri koruma politikalarından dolayı LookUp hiçbir surette sorumlu tutulamaz.
2) Kişisel Verilerin Toplanmasının Yasal Dayanağı ve Hukuki Sebebi
Adayların kişisel verilerinin kullanılması konusunda çeşitli kanunlarda düzenlemeler bulunmaktadır. En başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve KVKK ile kişisel verilerin işlenmesinin ve aktarılmasının esasları belirlenmektedir. 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu hükümleri yoluyla da kişisel verilerin korunması için bazı hallerde cezai yaptırımlar öngörülmektedir.
3) Kişisel Verilerin Kullanıldığı Alanlar
Veri sorumlusu sıfatı ile adayların verilerini LookUp kaydedecek, saklayacak, işleyecek mevzuattan doğan yükümlülüklerini ifa edebilmek için güncelleyecek, mevzuattaki yükümlülüklerinin ifası amacıyla özel istihdam büroları, internet sitemiz üzerinden gerçekleştirilecek iş başvurularının gerçekleştirilebilmesi için hizmet aldığımız iş ortağımız ve iş ortağımızın dış kaynak hizmet yoluyla destek aldığı verilerin bulut ortamında saklanması hizmeti aldığımız yurtiçi/yurtdışı kişi ve kurumlarla paylaşabilecek, sınıflandırabilecek ve KVKK’da belirtilen şekilde işleyebilecektir. Adayların kişisel verilerinin üçüncü kişiler ile paylaşımı, adayların izni çerçevesinde gerçekleşmekte ve kural olarak adayların onayı olmaksızın kişisel verileri üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Bununla birlikte, yasal yükümlülüklerimiz kapsamında ve bunlarla sınırlı olmak üzere mahkemeler ve diğer kamu kurumları ile kişisel veriler paylaşılmaktadır. Ayrıca, taahhüt ettiğimiz hizmetleri sağlayabilmek ve verilen hizmetlerin kalite kontrolünü yapabilmek için anlaşmalı üçüncü kişilere kişisel veri aktarımı yapılmaktadır.
Kişisel verileriniz şu amaçlarla kullanılmaktadır:
*Lookup’da bir pozisyon önerebilmek,
*Başvurduğunuz pozisyona uygunluğunuzu tespit edebilmek,
*İş başvurunuzun iş teklifine dönüşmesi halinde iş sözleşmesi imzalayabilmek,
*Yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek,
*Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda kamu görevlilerine bilgi verebilmek.
*Aday deneyimini iyileştirmek ve işe alım ekibinin iletişim becerilerini arttırmak. (Yapılan mülakatlar aday deneyimini iyileştirmek ve işe alım ekibinin iletişim becerilerini arttırmak amacıyla eğitim ve gelişim faaliyetlerinde kullanılmak üzere kaydedilebilir. Bu ses ve görüntü kayıtları, sadece iç eğitim ve kalite kontrol amacıyla kullanılır ve katılımcı gizliliği en üst düzeyde korunur.)
4) KVKK’nın 11. maddesi uyarınca adayların hakları:
KVKK uyarınca adayların kişisel verilerinin;
a) işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) işlenmişse bilgi talep etme,
c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
d) eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
e) Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme,
f) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
LOOK UP YÖNETİM DANIŞMANLIĞI LİMİTED ŞİRKETİ
ACIBADEM MH.ÇEÇEN SK.AKASYA A KULE KENT ETABI AP.N:25A/150 ÜSKÜDAR ISTANBUL TURKİYE
İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü - SİCİL NO 216982 - 5 MERSİS : 0609-0972-5710-0001